Protokollierung im Ratsbüro der Stadt Helmstedt

Protokolle stellen mit ihrer Urkundeneigenschaft ein wichtiges Beweismittel für die Rechtmäßigkeit von Beschlüssen dar.

Kommentar: Roswitha Engelke, 29.12.2012

Eine ordentliche Protokollführung liefert regelmäßig den Nachweis für eine sorgfältige und pflichtbewusste Geschäftsführung. Das Protokoll ist im engeren Sinne eine schriftliche Urkunde über den Ablauf einer öffentlichen oder privaten Sitzung.

Zum Geschehen: Protokoll der Ratssitzung vom 22.11.2012

Im vorläufigen Protokoll zu der o. g. Ratssitzung stellte ich fest, dass meine

Anträge nach § 6 der GO „Dringlichkeitsanträge“ … und der Ratsbeschluss dazu nicht protokolliert worden waren.

Ich bemängelte dies per E-Mail im Ratsbüro der Stadt Helmstedt. Darauf erhielt ich folgende E-Mail:

Am 18.12.2012 08:21, schrieb Bartels, Dominik:

Sehr geehrte Frau Engelke,

die entsprechende Protokollierung finden Sie unter der Anwesenheitsliste auf der ersten Seite. Siehe Anhang!

Da ich außer des vorläufigen Protokolles keine Ausfertigung erhalten hatte, loggte ich mich in das InfoSystem der Stadt Helmstedt für Ratsmitglieder ein, fand die letzte Fassung des Protokolles der Ratssitzung vom 22.11.2012. Unter der Namensliste der Anwesenden stand folgender Absatz:

... Der Ratsvorsitzende Dr. Birker eröffnet die Sitzung, begrüßt die Anwesenden und stellt die ordnungsgemäße Ladung des Rates der Stadt Helmstedt fest.

Sodann läßt Herr Dr. Birker über einen Tagesordnungsantrag des Ratsmitgliedes Engelke abstimmen, mit welchem sie die Behandlung eines Punktes "Abgabe des Stadtarchives und Suche nach neuen Unterbringungsmöglichkeiten" forderte. Der Rat der Stadt Helmstedt lehnt diesen Antrag mehrheitlich ab, so daß die folgende Tagesordnung behandelt wurde. ...

Da aber die Zulassung meiner Anträge abgelehnt worden war, nicht die Anträge selbst setzte ich mich  nochmals mit dem Ratsbüro auseinander.

Daraufhin teilte man mir dort mit, dass ich dies in der Ratssitzung am 20.12. vortragen solle ...

Gesagt getan.

In dieser Sitzung wurde festgestellt, daß merkwürdigerweise nur ich den oben zitierten Absatz unter meinem Protokoll stehen hatte, alle anderen Ratsmitglieder suchten auf ihren Exemplaren vergeblich danach. ...

Wie ist das zu verstehen?